Contabilidad y Cobranzas Para Asociaciones de Condóminos (HOA) y  Otras Asociaciones

En este artículo discutiremos las peculiaridades de la contabilidad y cobranzas para las asociaciones de condóminos y otras asociaciones.

En primer lugretro_robot_custom_text_sign_13668ar, las asociaciones no pertenecen a uno o dos dueños sino a un grupo de miembros y son dirigidas o administradas por una junta elegida por sus miembros.

La elección se hace usualmente en una asamblea anual. En la gran mayoría de los casos los directores elegidos realizan sus funciones de forma voluntaria. Los miembros de la junta podrían cambiar o no cambiar todos los años. Esto resulta en una falta de continuidad administrativa.

La junta electa tiene la responsabilidad de estimar los gastos de sus actividades y obtener la aprobación de sus miembros. Este procedimiento se lleva a cabo mediante el mecanismo de un presupuesto. El presupuesto de incluir las actividades a llevarse a cabo, el costo de las mismas y la aportación o cuota a ser asignada a los miembros.

Una vez la junta obtiene la aprobación de sus miembros se precede a llevar a cabo las actividades. Esto en esencia y las funciones de las asociaciones. Estos podría ser un proceso simple o bastante complicado dependiendo del número de miembros y número de actividades de la asociación.

  1. En primer lugar podemos hablar de los cobros de las cuotas asignadas a los miembros. Normalmente las cuotas se cobran en base mensual en beneficio de los miembros. Esto conlleva la preparación de una factura o estado de cuenta, recibir las cuotas y depositarlas en el banco. Aunque es un proceso simple, recordemos que alguien tiene que hacerlo y los miembros de la junta son voluntarios.
  2. En segundo lugar tenemos el pago de los gastos lo cual normalmente conlleva la preparación y entrega de un cheque.
  3. E tercer lugar encontramos que tanto los cobros como los pagos requieren mantener un registro contable para documentar las transacciones. Quien va registrar las transacciones y quien va a preparar reportes de las transacciones y los reportes sean comparativos con el presupuesto aprobado.

Los avances tecnológicos podrían ser de gran ayuda para solucionar estas peculiaridades. Por ejemplo utilizando un programa como QuickBooks Online las facturas pueden ser preparadas y enviadas por correo electrónico automáticamente. Los miembros podrían pagar sus cuotas electrónicamente sin necesidad de tener que enviar un cheque y evitar el proceso de tener que ir a depositar los cobros al banco. Lo mismo se podría hacer con los pagos de cheques. Las transacciones el programa las registra automáticamente y los reportes comparativos contra presupuestos se mantienen al día.

Si los miembros requieren transparencia de los reportes se puede dar acceso a un número ilimitado de miembros con acceso únicamente a los reportes. En fin un programa como Quickboooks OnLine puede ser de gran ayuda para las asociaciones. Se quieres más información o necesitas más detalles me puedes enviar un correo electrónico a [email protected]

Tu CPA Hispano Francisco Garcia de Quevedo

TEL 813-888-8333

8316 Hanley RD STE 5, Tampa Florida, 33634

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