El Archivo Virtual – La Digitalización de Documentos

Uno de los grandes beneficios de nuestros servicios es que proveemos un archivo virtual a nuestros clientes. El propósito principal de este archivo es evitar la transmisión por correo electrónico de información personal y confidencial.

Para esto usamos los servicios de Google Drive. El servicio de Google es uno de los más seguro y además les perite sincronizar la información con su computador.

Nuestros clientes tienen acceso a sus archivos las 24 horas del día y los 7 días de la semana.

Los documentos de incorporación y otros son guardados en el cartapacio “archivo permanente” (Permanent file), los de impuestos en “tax file” nomina en “payroll file” etc.

Nuestros clientes ahorran dinero y tiempo con nuestro archivo virtual. Algunas personas se sienten cómodas en uso de la nube en lugar de tener un documento físico algunos no se sienten tan seguros. Sin embargo, los archivos en las nubes son más seguros que los que se encuentran en su computador. La información queda asegurada de por vida, adaptada y actualizada a los tiempos y las necesidades de hoy y mañana.

Nuestros clientes pueden consultar los documentos en cualquier momento a través de distintos medios digitales como notebooks, teléfonos móviles y computadoras. Además, pueden ser legalizados y asegurados gracias al uso de la firma digital.

Nuestros clientes pueden compartir sus documentos de manera rápida utilizando servicios online como redes sociales y cuentas de correo. Los documentos digitalizados pueden ser modificados y se pueden pasar a varios formatos como .docx de Word y .pdf, una extensión muy usada en la web.

Otra ventaja es que los documentos de nuestros clientes no están expuestos a manchas, agua, deterioro, cortes, rayones… u otras eventualidades que pongan en riesgo a los mismos. Los clientes no necesitan de fotocopiadoras, impresoras, tintas, abrochadoras y demás insumos ya no son necesarios en la oficina.

La productividad de nuestros clientes aumenta ya que ellos o sus empleados se les facilita el acceso a los documentos y que además los pueden ver sin necesidad de imprimirlos. El acceso a los documentos puede ser controlado con distintos niveles de permisos de usuarios. La digitalización de documentos es un paso muy importante que puede disminuir la contaminación ambiental generada por el papel. En la actualidad somos conscientes de la contaminación que generan las fábricas y los consumidores por la mala implementación del reciclaje, y de las numerosas manifestaciones de la gente por el posicionamiento de nuevas fábricas en zonas pobladas.

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