La importancia de la Contabilidad

Introducción

La contabilidad es una herramienta importante para el negocio. Un buen sistema contable ayuda a reducir costos operacionales y un mercadeo más eficaz. Muchos empresarios no reconocen estas ventajas y no le dan la importancia que merece a su sistema contable.

La contabilidad registra las transacciones financieras y se las informa en los reportes financieros. Al usted analizar su información puede ver y tomar acción sobre aquellos costos y gastos excesivos. El reporte comparativo contra el presupuesto le puede ayudar en su análisis. Al registrar correctamente todas las transacciones sus contribuciones serán las correctas.

Un buen sistema de registro es una obligación legal, y puede reducir contribuciones. La falta de un buen sistema contable puede llevar el negocio al fracaso. Sin un sistema contable el empresario no conoce la realidad de su negocio.

Elementos principales de un Sistema Contable

Un buen sistema contable requiere de los siguientes elementos:

  1. Un Presupuesto.
  2. Un sistema de registros o libros contables.
  3. Un procedimiento para reconocer y clasificar los ingresos.
  4. Un procedimiento para reconocer y clasificar los gastos operacionales.
  5. Un procedimiento para generar reportes financieros.

Estos elementos son esenciales para el buen funcionamiento de la empresa.

El Presupuesto

Podríamos escribir varios libros detallando la importancia del presupuesto y su contribución al éxito de la empresa. Sin embargo con decir que TODAS las empresas exitosas tienen un presupuesto es suficiente. A nivel de Gobierno y Otras instituciones el presupuesto es requerido por ley.

El presupuesto es una herramienta indispensable para la buena administración de un negocio,  las decisiones de tipo gerencial no se toma únicamente sobre una base de resultados históricos, al contrario se debe realizar sobre proyecciones efectivas que nos permita anticiparnos a corregir hechos negativos.

 Los Registros o Libros Contables

Los registros contables son la base de la contabilidad. En los registros contables se anota toda la actividad financiera de la empresa. La actividad financiera se registra mediante asientos contables en los libros de contabilidad. En los estados unidos es requisito de ley para las empresas llevar registros contables que permitan la reconstrucción de la actividad económica.  Los registros son la base para la preparación de las planillas contributivas. Sin la existencia de registros adecuados las autoridades tributarias imputan la contribución basado en sus propios criterios.

Los Ingresos de La Empresa

Las empresas son creadas para generar ingresos. Es importante para el éxito de la empresa tener un procedimiento para registrar los ingresos producidos. Sin este procedimiento la contabilidad no puede funcionar. Sin un procedimiento adecuado de registro de ingreso el empresario no puede tener control de sus activos.

El procedimiento requiere poder reconocer el punto donde se realiza una venta y los detalles de la transacción. Esta información no solo es necesaria para la contabilidad si no también es esencial para el mercadeo de futuras ventas.

El procedimiento debe recoger la información más completa posible de la transacción. Información como el nombre, dirección (o correo electrónico) del cliente es de suma importancia para el mercadeo de la empresa. Si sabes Quien, Cuando y Que nos compraron podemos tomar acción efectiva para aumentar las ventas.

Ventas

La mayoría de los ingresos de las empresas es resultado de una venta. La venta puede ser de un producto o de un servicio. La venta es reconocida como una transacción comercial la cual debe ser autenticada por una factura comercial.

La factura comercial puede tomar diferentes formatos, puede ser una factura, puede ser un recibo de caja registradora etc. La información de la factura debe registrarse con la más información posible.

Si la venta es al contado, por lo general se emite un recibo, si la venta es a crédito se emite un documento que constituye una promesa de pago y requiere la firma o aprobación del cliente.

En caso de ventas a crédito el procedimiento requiere de un registro adicional para administrar las cuentas a cobrar.

En caso de bodegas y tiendas donde el volumen de venta limita el uso de facturas, la caja registradora produce un resumen de las ventas y cobros del día.

Hoy día es eficiente usar la computadora para el procedimiento de registro de ventas. Programas como QuickBooks facilitan el procedimiento y permiten la automatización del mismo.

 Los Gastos Operacionales

Parte importante del sistema contable es el registro de los gastos operacionales del negocio. Se requiere un procedimiento que identifique los gastos relacionados con la operación del negocio. La mayoría de los gastos son fácil de identificar y registrar. Sin embargo hay una serie de gastos que son mixtos y difíciles de clasificar. Entre ellos está el uso del automóvil.

La mayoría de los empresarios usa el auto en gestiones del negocio y gestiones personales. Para identificar adecuadamente el gasto del automóvil para uso del negocio es importante un registro de millas usadas en el negocio. Sin un registro de millas adecuado el gasto de Auto no es permitido en su planilla de contribución sobre ingresos.

Casi siempre los gastos operacionales son pagados al momento aunque muchos suplidores otorgan crédito por 30 días. El procedimiento de registro de gastos operacionales debe proveer para registrar el gasto a la fecha de ser incurrido en aquellos casos donde el gasto se pague en una fecha posterior. En otras palabras el sistema contable debe incluir un sistema de cuentas a pagar.

Asesoramiento del Contador Público Autorizado

Su negocio puede beneficiarse de un buen asesoramiento contable y tributario. Existen profesionales con licencia del Estados que ofrecen ese servicio. Estos profesionales se conocen como CPA’s o Contadores Públicos Autorizados. La autorización o licencia del estado requiere haber cursado estudios postgraduados a nivel de Maestría y tomar un rigoroso examen de tres días. Es recomendable que usted verifique que su asesor tiene una licencia valida de Contador Público Autorizado.

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2 Comments

  • Abril Lopez

    Reply Reply 19 October, 2016

    Buen día mi duda es si por un crédito simple que recibió una empresa, en el contrato que me entregan me indica que se me entregara un Estado de Cuenta donde se reflejan mis pagos reflejados por intereses, comisiones gastos y costos realizados dentro del mes. Entiendo que a partir la reforma de 2014 este estado de cuenta de acuerdo al articulo 29 y 29-A del CFF puedo considerarlo como un CFDI, pero por se una institución de crédito no tienen alguna excepción o facilidad en este tema.

    Espero haber sido clara en mi pregunta.

    Saludos¡¡¡

    • cpahispano

      Reply Reply 19 October, 2016

      Entiendo que se refiere a codigos de Mexico. Lamentamos no tener experiencia en Mexico. Nosotros estamos localizados en Tampa, Florida USA

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